Zawieranie umów jest codziennością w życiu zawodowym i prywatnym. Niezależnie od tego, czy zawieramy umowę najmu mieszkania czy umowę o dzieło, niezwykle istotna dokładna weryfikacja drugiej strony umowy oraz poprawne wpisanie do umowy wszystkich niezbędnych danych stron umowy. Przy czym, żeby było oczywiste nie mam na myśli weryfikacji podmiotów, z którymi łączy Państwa wieloletnia współpraca biznesowa. Również jednak i w takich przypadkach konieczne będzie zweryfikowanie aktualności informacji o osobach uprawnionych do reprezentacji danego podmiotu.
Co musimy sprawdzić zawierając umowę?
Dane osobowe (imię, nazwisko, numer PESEL lub inny identyfikator) oraz wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx
Dane zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) w przypadku podmiotów gospodarczych, takich jak spółki czy stowarzyszenia (np. KRS, REGON, NIP).
https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl
Brak dokładnych danych może prowadzić do problemów z egzekwowaniem postanowień umowy w przyszłości.
Ochrona przed oszustwami
Weryfikacja drugiej strony pozwala uniknąć sytuacji, w których dochodzi do oszustwa. Niestety, zdarzają się przypadki podszywania się pod inne osoby lub firmy. Weryfikując dane kontrahenta, np. poprzez:
- zapoznanie się z dokumentami tożsamości,
- sprawdzenie rejestrów publicznych (CEIDG, KRS),
- analizę opinii lub referencji,
możemy znacznie zminimalizować ryzyko nawiązania współpracy z nieuczciwym podmiotem.
Egzekwowanie zobowiązań
Dokładne oznaczenie danych adresowych w umowie jest istotne w przypadku konieczności egzekwowania jej postanowień. W przypadku sporu sądowego błędne dane adresowe mogą utrudnić, znacznie opóźnić a nawet uniemożliwić dochodzenie roszczeń.
Problemy z doręczeniami
Nieprawidłowe oznaczenie adresu drugiej strony umowy lub brak aktualizacji adresu może prowadzić do poważnych problemów z doręczaniem dokumentów, takich jak wezwania, oświadczenie o odstąpieniu od umowy czy zawiadomienia o zmianach jej warunków. W przypadku błędnego lub nieaktualnego adresu możemy nie być w stanie skutecznie dostarczyć ważnych informacji kontrahentowi.
Trudniej dochodzić swoich praw w postępowaniu sądowym, gdy kontrahent unika odpowiedzialności, powołując się na brak skutecznego doręczenia. Art. 133 Kodeksu postępowania cywilnego stanowi o tym, że pisma sądowe doręczane powinny być na adresy podmiotów gospodarczych wskazane w CEIDG lub KRS. Jednak w przypadku, gdy wskazany adres okaże się nieaktualny – powyższy przepis wprowadza domniemanie skuteczności doręczenia na adres wskazany w KRS. Brak jest takiego domniemania w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność na podstawie wpisu do CEIDG. Zatem wtedy kontrahenci podmiotów spisanych do KRS są w znacznie lepszej sytuacji, niż kontrahenci przedsiębiorców prowadzących działalność w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej.
Dlatego niezwykle istotne jest, aby zawrzeć w umowie odpowiednie postanowienia umowne, które zagwarantują skuteczność doręczenia nawet w przypadku zmiany danych kontaktowych kontrahenta podczas wykonywania umowy.
Zgodność z przepisami prawa
W niektórych przypadkach przepisy prawa wymagają szczegółowego oznaczenia stron umowy. Przykładowo, niezbędne może być określenie m.in. wysokości kapitału zakładowego.
Weryfikacja danych drugiej strony umowy oraz wpisanie wszystkich niezbędnych danych do umowy to fundament bezpiecznego i skutecznego zawierania umów. Choć może się wydawać, że jest to tylko formalność, w rzeczywistości chroni nas przed wieloma problemami prawnymi i finansowymi. Pamiętajmy, że dobra praktyka prawnicza to nie tylko znajomość przepisów, ale również dbałość o szczegóły.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w weryfikacji drugiej strony umowy lub przygotowaniu dokumentów – zapraszam do kontaktu. Razem zadbamy o Twoje bezpieczeństwo prawne.